Uffici di segreteria

La segreteria didattica studenti si occupa di compiti inerenti ai bisogni degli studenti: provvede alle iscrizioni, prepara i certificati di frequenza o di maturità, le pagelle, organizza gli scrutini, le gite e gli scambi scolastici.

Inoltre organizza l’avvio annuale del Registro Elettronico e fornisce le credenziali di accesso.

La segreteria del personale si occupa della preparazione dei decreti di nomina degli insegnanti,  dell’inserimento di eventuali supplenti; prepara i certificati di servizio e gli attestati di frequenza ai corsi di aggiornamento per insegnanti organizzati dalla scuola.

Si occupa inoltre delle nomine, dei contratti, delle supplenze e delle assenze del personale non docente.

L’ufficio Protocollo si occupa di:

• Consultazione mattutina dei siti di Ministero dell’Istruzione, Ufficio Scolastico Regionale di riferimento e Ufficio Ambito Territoriale di riferimento, con estrazione e invio delle note/circolari di interesse a Dirigenza e Segreteria, con particolare attenzione e verifica delle richieste/scadenze in esse contenute
• Convocazione degli organi collegiali (Collegio Docenti, Giunta esecutiva e Consiglio d’Istituto, Comitato di Valutazione, Gruppo di Lavoro per l’Inclusione, Consigli di Classe / Interclasse / Intersezione), gestione del rinnovo cariche, invio convocazioni e materiali, tenuta verbali, …
• Gestione del registro cartaceo delle Comunicazioni interne
• Organizzazione degli spazi in occasione di riunioni interne
• Pratiche attinenti la formazione del personale (organizzazione, fogli firma, attestati, …) e i tirocini/stage
• Pratiche attinenti la riorganizzazione del servizio a seguito di iniziative sindacali (assemblee, scioperi, …), con comunicazioni al Comune e ai plessi
• Pratiche attinenti la salute e la sicurezza in ambito lavorativo (documentazione, medico competente, DD.P.I.)
• Pratiche per la concessione degli spazi scolastici richiesti da terzi
• Protocollo e smistamento della posta sia cartacea che elettronica con particolare attenzione e verifica delle richieste/scadenze in esse contenute
• Ricezione mattutina delle assenze, protocollazione e successiva comunicazione ai plessi di appartenenza e all’Area Personale
• Richieste al Comune per interventi urgenti e necessità strutturali

L’Ufficio relazioni con il pubblico è il punto di contatto dell’Ente con cittadini, imprese, associazioni, enti pubblici e privati.
Gli URP istituiti col d.lgs 3 febbraio 1993, n. 29 e resi obbligatori dalla legge 7 giugno 2000, n. 150, che ha disposto che le amministrazioni pubbliche individuino, nell’ambito della propria struttura, uffici per le relazioni con il pubblico al fine di garantire la piena attuazione della legge 7 agosto 1990 n. 241.

L’Urp:

• Ascolta e orienta il cittadino, mettendolo in condizione di usufruire di tutti i Servizi dell’ente.
• Fornisce informazioni di carattere generale sull’attività dell’Ente, sulla sua organizzazione interna.
• Pubblica schede informative sulle attività e i procedimenti amministrativi complete dei nominativi dei responsabili e della modulistica necessaria.
• Garantisce il diritto di accesso agli atti e ai documenti amministrativi.
• Raccoglie segnalazioni e reclami dei cittadini sul funzionamento e il miglioramento dei servizi.

La segreteria amministrativa finanziaria si occupa dell'amministrazione finanziaria della scuola, degli stipendi degli insegnanti, del bilancio dell'Istituto, degli acquisti ecc..